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Opinión, Protagonistas

Qué tienen en común la externalización y la gestión documental

Francisco Calvache, director de la división Océ Business Services.

La recesión económica mundial está provocando aún más desafíos para las empresas en 2009. Las compañías que más éxito tienen están adoptando estrategias que les permiten capear el temporal y lograr una ventaja competitiva cuando se produzca la eventual recuperación.

Muchos expertos señalan al “Outsourcing”, o externalización de servicios, como una de las estrategias a tener en cuenta y cuyo mercado continuará creciendo en próximos años.

Los procesos de gestión documental, tanto externalizados como gestionados de forma interna, pueden ayudar a las organizaciones a reducir costes y a agilizar operaciones durante la recesión.

Entre estos procesos destaca la gestión de la impresión y el copiado en toda la empresa. Según un reciente estudio de Gartner, muchas empresas no gestionan su parque de impresoras de forma adecuada, estando sobredimensionado y a menudo, no estando formado por los productos más apropiados para sus necesidades. La gestión activa de la impresión en la oficina puede reducir los gastos entre un 10% y un 30%, a la vez que beneficia al medioambiente.

Ahorro y beneficio inmediato en el medio ambiente

Bastan unos pocos pasos para ayudar a las organizaciones a implementar prácticas de gestión de impresión y copiado, de forma que reduzcan gastos, mejoren su productividad y ayuden al medioambiente.

Por ejemplo, un buen inicio sería reemplazar las impresoras personales de escritorio con sistemas multifunción para grupos de trabajo, que combinen funciones de impresión, copia, escaneado y fax en un único dispositivo. Al compartirlos entre distintos departamentos, se puede obtener un fuerte impacto positivo.

Sin ir más lejos, una empresa de servicios financieros reemplazó 1100 copiadoras e impresoras y otras 1000 máquinas de fax con apenas 400 equipos multifunción. Esta iniciativa eliminó 1700 máquinas que ya no consumirían energía ni requerirían de gastos de mantenimiento periódicos.

Otros estudios de la propia Gartner estiman que el ahorro en consumibles puede llegar al 20% con tan sólo eliminar las páginas de inicio a la hora de imprimir en la oficina. Este tipo de páginas puede representar cerca de una cuarta parte del total de lo impreso, con lo que una organización con una plantilla de 1000 trabajadores evitaría imprimir 1,6 millones de páginas y se ahorraría unos 20.000 euros al año.

Adoptando una estrategia de escaneado de documentos, los empleados tendrán a su disposición copias digitales que podrán distribuir de forma electrónica, evitando la acumulación de montañas de papel. Esta práctica puede reducir el consumo de papel entre un 1% y un 3%, trayendo consigo una reducción de costes, una mayor competitividad, un mejor cumplimiento de la legislación y un servicio al cliente más eficaz.

Otras iniciativas respetuosas con el medio ambiente y encaminadas al ahorro pueden hacer que el uso del papel se reduzca a la mitad, como es el caso de la impresión dúplex o la adquisición de papel y tóner en grandes cantidades. De esta forma, se reducen los costes de transporte, empaquetado y almacenamiento.

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