A menudo, las empresas organizan eventos para mostrar las novedades de una solución, el nuevo catálogo, explicar la estrategia que van a seguir o hablar sobre las tendencias del mercado. Estos actos pueden ser un éxito o fracaso dependiendo de la organización y planificación.
Tener un objetivo claro, saber cómo comunicar el evento o tener un lugar apropiado pueden ser algunas de las cuestiones que nos ayuden a llegar al público que queremos. Desde MuyCanal, os ofrecemos las claves para conseguir que todo sea un éxito.
Objetivos claros
Antes de empezar a preparar un evento, tenemos que saber con exactitud cuál es nuestra meta. Organizar un acto lleva mucho tiempo y esfuerzo, por lo que debemos tener en cuenta si nuestro objetivo es lo suficientemente importante como para invertir todos los recursos que necesitamos.
Una vez que tenemos clara nuestra finalidad: hacernos conocer, mostrar novedades en nuestra empresa, reunir a profesionales para hacer networking …, es hora de ponernos manos a la obra.
Quién es nuestro público
No es lo mismo dirigirnos a profesionales del sector, a nuevos partners o antiguos socios de negocio. De ahí que debemos tener claro quienes serán nuestros invitados y crear un ambiente y guión adecuado para que nuestro objetivo cale como queremos. A partir de ahí, podremos comenzar a organizar todo en base a ello.
También tenemos que pensar en si necesitamos cantidad o calidad. Aunque, a priori, se podría pensar que al hacer un evento lo que queremos es un público de calidad, en algunas ocasiones, los actos se organizan para tener una repercusión mediática y en ese caso quizás, la cantidad nos ayude a ver más vistosos.
Temática y formato
Después de tener claro nuestro objetivo y receptores, tenemos que saber qué enfoque daremos al evento. No podemos preparar igual un webinar que un acto presencial como una mesa redonda o una conferencia. De ahí que tenemos que saber el formato que vamos a darle junto con las personas que van a intervenir y los temas que tratarán.
Anticipación
No podemos ponernos a organizar un evento dos semanas antes del mismo. Hay muchos detalles que tienen que ser vistos con anterioridad para que puedan salir bien. De ahí que debemos preparar el evento con mínimo un mes de anterioridad para que podamos encontrar un sitio y fecha en la que todos puedan.
Lugar, clave
No es lo mismo organizar un evento a 30 kilometros de una gran ciudad que hacerlo en un sitio céntrico con diferentes opciones para llegar. El lugar es tan importante como la temática ya que muchos dejarán de asistir si lo encuentran poco accesible.
Comunicar, comunicar
Cuando ya tenemos todos los detalles prácticamente cerrados es momento de informar. Esta es la parte más laboriosa y la que más tiempo nos tiene que llevar si realmente queremos un evento de éxito.
Si tenemos claro a quiénes queremos invitar podemos enviar directamente la información vía e-mail, correo postal o teléfono. Toda la información que podamos dar será bien recibida (agenda, personas que estarán en el evento, horario, fecha, forma de llegar al lugar…).
No obstante, si es un evento abierto a todo tipo de distribuidores o profesionales del sector, nuestra comunicación tiene que ser más agresiva. Utilizar todas las vías de comunicación posibles nos ayudará a llegar a los receptores por diferentes campos. Podemos aprovechar el potencial de las redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn…) para anunciar el evento en repetidas ocasiones.
Un acto de relaciones públicas más
Si después de todo este esfuerzo, llega el día y no estamos realmente preparados para el acto de relaciones pública no habrá merecido la pena.
Tarjetas de visita, representantes de la compañía, especialistas con las presentación bien preparadas, posibles demostraciones de productos… todo tiene que estar a punto para que los asistentes se vayan con la sensación de que somos una empresa seria, profesional y con capacidad para crear un acto de éxito.
