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Transformación digital de la pyme, más que un lujo, una necesidad

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Por Xavier Fernández Taberner, Director de Marketing, Comunicación y Distribución de Ricoh España

Más del 90% de las empresas que operan en España son pymes. Este porcentaje representa, según datos del estudio ‘Retratos de las Pymes 2015’ de la subdirección de Apoyo a la pyme del Ministerio de Industria, Energía y Turismo, más de 3,1 millones de empresas, las cuales se enfrentan cada día al reto de la competitividad, la rentabilidad y la contención del gasto.

En plena era digital, toda pyme –desde la más grande con 250 empleados a la más pequeña con una o dos personas en su plantilla- debe afrontar el desafío de la digitalización si realmente busca evolucionar y participar de un mercado crecientemente competitivo y globalizado.

Toda pyme debe afrontar el reto de digitalización si busca evolucionar

El negocio debe estar ‘always on’ y, por ello, los responsables de este tipo de empresas deben afrontar, pese a sus presupuestos ajustados y las dudas derivadas de la seguridad o de la integración de aplicaciones y datos que puede suscitarles, la revolución que representa digitalizar sus procesos internos y externos. Se trata de un profundo cambio organizativo provocado por la introducción de tecnología digital y que ofrece como resultado una optimización de los procesos que se refleja directamente en la mejora de los objetivos corporativos.

Cloud computing, social media, soluciones de movilidad, colaboración y servicios gestionados pueden ser la vía para incrementar la rentabilidad del negocio, al tiempo que se reducen costes operativos y se retienen y atraen clientes, siempre dando cumplimiento a la regulación vigente.

Visión Digital Workplace

Elegir el camino adecuado para avanzar en la transformación digital es esencial para el éxito del proyecto. Ricoh ha desarrollado su visión Digital Workplace para apoyar la transformación digital de la pyme a través de la modificación de sus hábitos de trabajo.

Digital Workplace conecta todos los elementos del puesto de trabajo de la empresa para conseguir un valor añadido final. En un primer momento, se enlaza el entorno usuario con las herramientas de trabajo habituales: procesador de texto, hoja de cálculo o editor de presentaciones. Después se incorpora el entorno colaborativo a través del cloud, con repositorios comunes como por ejemplo Drive o Sharepoint, donde varios usuarios pueden acceder al mismo documento en paralelo y trabajar conjuntamente. Este entorno se acompaña del entorno de movilidad para conseguir que el empleado tenga acceso a su información en cualquier, momento, lugar y a través de cualquier dispositivo.

Digital Workplace mejora los procesos internos

Todo este escenario se completa con herramientas de comunicación tales como la videoconferencia uno a uno desde el portátil o dispositivo móvil y con herramientas de videoconferencia avanzada o de salas, que permiten optimizar los tiempos y la calidad de trabajo de los empleados.

Este conjunto de elementos del puesto de trabajo se conecta finalmente con el entorno de impresión de Ricoh, a través del Smart Operation Panel. Un avanzado panel de control que incorpora la multifuncional Ricoh, y que permite el acceso a una suite de aplicaciones. Desde estas aplicaciones se optimizan procesos críticos propios de las necesidades de gestión documental de la empresa, a la vez que se interconecta el entorno del puesto de trabajo, con el entorno de impresión, en una propuesta única, pudiendo por ejemplo imprimir un documento directamente desde un repositorio común en la nube, o digitalizar un documento y mandarlo también directamente hacia ese repositorio.

La oferta de Ricoh para las pymes se centra fundamentalmente en la mejora de los procesos internos, lo que tiene una repercusión directa en el incremento de la productividad o la seguridad de la información, etc; en un estadio posterior se acometería la transformación de los procesos externos: mejorando la atención al cliente, y la imagen de marca, y del mercado en el que se opera.

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