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El puesto de trabajo colaborativo, clave para la pyme digital

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Por Xavier Fernández Taberner, Director de Marketing, Comunicación y Distribución de Ricoh España

La globalización, la economía digital y la incorporación de los nativos digitales al mundo laboral han cambiado la forma en la que los profesionales se relacionan con su entorno de trabajo. Hoy en día, los empleados quieren interactuar en el ámbito profesional del mismo modo que en el doméstico.

Interactuar con un dispositivo móvil o con un equipo de impresión en el puesto de trabajo debería generar la misma experiencia positiva en la oficina que en el hogar. La usabilidad, facilidad, agilidad e inmediatez son demandas que hoy en día tienen presente todos los empleados y que las compañías deben proporcionar para generar una experiencia óptima de empleado.

El mundo de las apps, que tanta difusión ha tenido en el consumo, tiene un largo recorrido en el mundo de la empresa si hablamos de usabilidad y facilidad. Aquellas apps que conviertan los procesos de las organizaciones en procesos digitales, que actúen como conectores al cloud empresarial y a otros sistemas de la organización, e incluso que faciliten la interacción con los equipos multifuncionales y mejoren la experiencia del usuario en materia de impresión y digitalización, serán clave para el futuro de las empresas y su relación con el empleado y su productividad.

Usabilidad, facilidad y agilidad son demandas de los trabajadores

La mayoría de las veces la experiencia de usuario dentro de la empresa es limitada y poco intuitiva. Imprimir o escanear no es siempre una labor fácil y depende de condicionantes como recuperar desde el PC un documento de la nube, que no haya cola de impresión en el momento en el que se necesita el documento físico o que sea necesario un software adicional para compatibilizar los equipos con dispositivos móviles y otras funcionalidades. Si estos procesos fallan, existirá la sensación general de que los equipos de impresión no están integrados en el sistema empresarial y se romperá el concepto de usabilidad de los recursos de la empresa y de facilidad de acceso a ellos.

Smart Operation Panel es la tecnología de Ricoh que hace posible la usabilidad y la gestión fácil dentro de la corporación, al trasladar la experiencia de una tablet al panel de los dispositivos de impresión. De este modo, se consigue que todos los equipos estén interconectados y vinculados a un mismo repositorio en cloud (Laptop, Tablet, Smartphone y Print), permitiendo la integración del equipo de impresión en el puesto de trabajo. Este paso permitirá a su vez procesos tan sencillos y efectivos como que un usuario imprima aunque no esté habilitado en la red del cliente, que envíe documentos a imprimir desde su teléfono móvil o tablet, independientemente del lugar en el que se encuentre, o que descargue aplicaciones según sus necesidades.

Acceso a la información, la flexibilidad y la inmediatez 

Un puesto de trabajo digitalizado e inteligente y propio de la era de la digitalización debe permitir también a los empleados compartir la disponibilidad de los miembros que forman parte del equipo de trabajo, crear grupos que proporcionen una experiencia más social en determinados proyectos, trabajar en un mismo documento de forma simultánea, acceder a contenidos comunes desde cualquier dispositivo, entre otros.

La estandarización del software, por su parte, así como una mejora del rendimiento del equipamiento hardware son igualmente aspectos importantes. Tener equipos renovados y actualizados, que la movilidad sea una realidad, aportar por licencias como servicio y adquirir nuevos hábitos son otras de las premisas necesarias.

La transformación digital pasa por la evolución del puesto de trabajo

Si hablamos de flexibilidad e inmediatez, la empresa digital debe apostar por optimizar los procesos de colaboración en tiempo real, adoptar la videoconferencia como una alternativa económica y de productividad (ahorro de viajes, conciliación profesional/personal) y promover la colaboración entre pantallas y dispositivos móviles.

En definitiva, la transformación digital de las empresas para Ricoh pasa por la evolución del puesto de trabajo y, para conseguirlo, proponemos el concepto de Digital Worlplace, que ha sido diseñado teniendo en cuenta las tendencias y las nuevas formas de trabajar en la pyme digitalizada. El objetivo es generar una cultura colaborativa que proporcione la experiencia de usuario necesaria y que, hoy en día, es un imperativo en las empresas de la economía digital.

Desde Ricoh, apostamos por esta nueva cultura colaborativa de calidad y por ser el partner tecnológico que acompañe a las pymes antes, durante y después de su implementación.

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