RIC.DOC se ha convertido en uno de los mayores distribuidores de soluciones de gestión documental en el mercado español. Su fuerte apuesta por la innovación y sus conocimientos, le han permitido pasar de un modelo de negocio basado estrictamente en el hardware, con equipos de impresión, a un modelo más rentable gracias, principalmente, a las soluciones de gestión documental de la mano de DocuWare.
RIC.DOC tiene sus orígenes en un proyecto familiar en la localidad de Rubí, en Barcelona. En 1977, RIC (Reprografía Industrial de Catalunya S.L.) nacía como empresa dedicada a la distribución de fotocopiadoras para el sector de las artes gráficas y empresarial.
Sin embargo, las innovaciones tecnológicas y las nuevas necesidades de las organizaciones llevaron a la compañía a ir más allá de la venta de equipos de impresión y, en 2011, sellaron un acuerdo como partners de DocuWare, proveedor de software de gestión documental.
Esto permitió a RIC.DOC dar un impulso a su negocio y sembrar la semilla para el crecimiento de su negocio a largo plazo adaptándose a las nuevas necesidades digitales del mercado. Para ello tuvieron que afrontar importantes cambios, como que el equipo comercial, que hasta entonces solo se dedicaba a la venta de hardware, empezase a ofrecer la solución de DocuWare como un módulo adicional a los sistemas de impresión existentes.
Sin embargo, cuatro años después, la caída de los precios de los equipos de impresión llevó a la compañía a crear una división de software independiente bajo la dirección de Txema Ramírez, actualmente Especialista en Transformación Digital en RIC.DOC. Para este responsable, el cambio de ofrecer DocuWare como paquete adicional a impresoras de clientes ya existentes a buscar nuevos clientes para esta nueva división de software, supuso un salto adelante y la confirmación de las soluciones de este proveedor como claves para su negocio.
“La propuesta de DocuWare es un producto estratégico en nuestro departamento de software, y responsable de aproximadamente el 80% de la facturación en licencias. Es, sin duda, la solución que más vendemos”.
La fuerte apuesta de RIC.DOC por el software, y en concreto por el de gestión documental contando para ello con un partner clave como DocuWare, le llevó a experimentar un importante crecimiento en su negocio.
Contrató más empleados e incorporó nuevos productos que complementaran su oferta, como soluciones de captura de datos y de firma electrónica. Con ello buscaban ofrecer a los clientes soluciones completas para no depender de terceros. Los frutos de esta estrategia se siguen recogiendo hoy en día.
RIC.DOC integra la propuesta de DocuWare como parte de esa solución completa de gestión documental
La creciente apuesta por la digitalización de las organizaciones está llevando a que cada vez más soliciten integrar sistemas de gestión documental en los entornos informáticos ya existentes. Y, en estos proyectos, DocuWare sigue siendo un partner de confianza clave para llevarlos a cabo.
RIC.DOC integra la propuesta de DocuWare como parte de esa solución completa con la que se dirigen al mercado, si bien, gracias a la propuesta en la nube de DocuWare Cloud, la configuración rara vez tarda más de un día. Una agilidad que se consigue gracias a una potente herramienta de gestión, asistentes de configuración y procesos preconfigurados que facilitan la implementación.
Asimismo, RIC.DOC cuenta actualmente con ocho especialistas formados en DocuWare, incluidos cuatro desarrolladores de software que ayudan a que los proyectos de implementación de estas soluciones de gestión documental se realicen con éxito.
La alianza entre RIC.DOC y DocuWare ha ido evolucionando a lo largo de estos años adaptándose a las nuevas exigencias del mercado. La rapidez con la que se suceden los cambios tecnológicos ha llevado a ambas compañías a seguir innovando con soluciones que den respuesta a las nuevas demandas de los clientes.
Esto les ha permitido seguir creciendo de manera que, si antes la mayoría de los proyectos se realizaban en clientes ya existentes, actualmente, más del 90% de los proyectos de software se generan a través de SEO, marketing de contenidos y campañas de mailing.
Contar con una propuesta como la de DocuWare y con su soporte, es clave para el éxito de las implementaciones de gestión documental
En consecuencia, el concepto de venta también ha cambiado y, conjuntamente, presentan propuestas a los clientes en los que queda constancia de la estrecha relación existente, algo clave para que los proyectos lleguen a buen puerto. Por ejemplo, tras analizar un cliente, los especialistas de DocuWare presentan una primera propuesta con una solución personalizada. RIC.DOC utiliza un sistema de demostración preconfigurado basado en la nube que permite mostrar diferentes escenarios en cualquier momento, como la aprobación de facturas.
Con esta presentación en directo, RIC.DOC consigue crear un concepto de solución individual acorde a las necesidades del cliente, y en las que su éxito se basa, en gran medida, en que el cliente ni siquiera se da cuenta de que está haciendo uso de un gestor documental. Contar con una propuesta como la de DocuWare y con su soporte, es clave para el éxito de estas implementaciones, tal y como destaca Txema Ramírez.
“Como empresa de software tradicional alemana, DocuWare es un socio muy fiable para nosotros. DocuWare Cloud es una solución particularmente estable y altamente eficiente que puede escalarse a prácticamente cualquier tamaño de cliente.”
Sin duda, un partnership de éxito con el que ambas compañías siguen ayudando a las empresas en sus proyectos de transformación digital para adaptarse a las nuevas necesidades y seguir evolucionando hacia el futuro.
Artículo realizado en colaboración con DocuWare