Muchas empresas están tratando de obtener los mejores precios de los proveedores TI ante la complicada coyuntura económica actual para, de este modo, ofrecer los precios más competitivos a los clientes y poder sacar un buen rendimiento. Pero, ¿cómo negociar con estos proveedores para obtener los mejores precios?
Las negociaciones de los contratos de proveedores TI están integradas en los ciclos de adquisición de tecnología. Las empresas renuevan acuerdos para ERP y CRM, la nube y añaden funciones de datos, seguridad y Business Intelligence «como servicio» como parte de las operaciones comerciales, en su mayoría sin incidentes.
Pero todo eso puede cambiar a medida que los mercados cambian y el impacto de los factores económicos cobra relevancia.
Según un reciente análisis de Gartner, los presupuestos de TI crecerán, de media, poco más del 5%. Sin embargo, la inflación también ha ido en aumento, recortando el valor real de cada dólar gastado.
Las proyecciones de la consulta apuntan una inflación el próximo año de alrededor de un 6,5%, una cifra más optimista que la pronosticada inicialmente pero que aún es lo suficientemente alta como para reducir los presupuestos en tecnología.
Los CIO se preparan para ajustarse el cinturón presupuestario y los proveedores para mantener la rentabilidad,
En esta tesitura, los CIO se preparan para ajustarse el cinturón presupuestario y los proveedores buscan mantener la rentabilidad.
Prescindir del aumento de precios es difícil. Negociarlos es, a menudo, la siguiente mejor opción, de acuerdo con la consultora por lo que ganar influencia es la clave para los equipos de compras y los CIO. Con este propósito Gartner destaca cuatro pasos fundamentales a tener en cuenta para contrarrestar los aumentos de precios de los proveedores.
El primer paso es buscar un límite de aumento de precio de renovación en el contrato de proveedor. Si no hay uno, hay que incluir uno en la renovación del contrato. Si no está establecido este máximo, hay que solicitar un desglose por elementos, separando, por ejemplo, los costes de SaaS, implementación, soporte y formación.
En el caso de disponer de una licencia indefinida en uno o más productos del proveedor, es clave conocer si se paga por el soporte. En algunos casos, es posible subcontratar a un tercero para uno o varios servicios. Esto permite reducir costes y ganar influencia en la negociación.
Asimismo, es importante solicitar al proveedor que proporcione el precio de lista y el precio autorizado para el producto o servicio, así como un anuncio oficial del aumento de precio para garantizar que las nuevas tarifas se apliquen en todos los ámbitos y a todos los clientes del proveedor.
Antes de elaborar una contraoferta es fundamental realizar un reconocimiento del proveedor TI. Mirar los informes de ganancias trimestrales será clave ya que un proveedor con finanzas saludables está en una mejor posición para ceder terreno que uno con ganancias más bajas.
Aquí también es importante investigar cómo se compensa al equipo de ventas del proveedor por las renovaciones de soporte en comparación con las ventas de nuevos productos. Por lo general, las comisiones son menores para las renovaciones que para los productos nuevos, y las nuevas ventas están más incentivadas desde el punto de vista de las comisiones.
Una vez encontrado los puntos de apalancamiento, hay que construirlos como una contraoferta coherente.
Aquí es importante conseguir cotizaciones de proveedores externos y competidores, aunque solo sea para mejorar la posición de negociación. Utilizar indicadores económicos y datos para determinar los aumentos reales de costes de mano de obra y materiales permitirá determinar qué servicios necesita la organización y cuáles pueden eliminarse del trato.
La etapa final del proceso es la presentación de la contraoferta y aquí el tiempo puede ser clave. Presentar una contraoferta al final del año fiscal de un proveedor o al final del trimestre a menudo ejerce presión sobre el equipo de ventas para cerrar el trato y en los libros.
Para las empresas que dependen de los equipos de compras a la hora de negociar los contratos con los proveedores TI, puede resultar ventajoso involucrar al CIO y al CFO en esta etapa.
En momentos económicos difíciles, cualquier negociación puede ser un gran desafío y, a menudo, necesario encontrar a un proveedor TI en mitad del camino. Invertir tiempo en una negociación rigurosa puede valer la pena.
Imagen inicial | Kampus Production