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Actualidad, Área Práctica

Cómo rentabilizamos la presencia en un evento tecnológico

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A las puertas del Mobile World Congress y la vista puesta en todos los eventos tecnológicos de 2017, plantearse a cuáles acudir y a cuáles, es una decisión empresarial más. Una resolución que puede ser un lastre para la cuenta de resultados si no se consigue rentabilizar y alcanzar un buen ROI. Pero ¿Cómo podemos conseguirlo?

Contar con un expositor en una cita concreta puede abrir las puertas a nuevos negocio en nichos concretos o dar una visibilidad a públicos desconocidos. Tanto es así que, según las estimaciones de Gedeth Network, la asistencia y participación en ferias internacionales es la primera opción de toma de contacto para salir a hacer negocios al exterior para una de cada cuatro empresas españolas.

Ya no solo es necesario desplazar al lugar de celebración a un personal sino que además es necesario contratar el espacio, a menudo con precios bastante inflados, así como materiales de marketing para la cita. Entonces ¿Cómo lo planificamos para que no sea una ruina? Estos son algunos consejos de la compañía experta:

Responsables

Determina el equipo responsable. Es el primer paso, debes designar un equipo en el que participen todas las áreas implicadas: exportación, comercial, marketing, logística… Sí, comercial y marketing juntos puede ser duro, pero es necesario. Y no todo es magia, si designas un equipo responsable debe tener poder de decisión.

Objetivos

Determina objetivos. Hay ferias que son obligatorias, cierto. Pero también es obligatorio saber qué queremos obtener a cambio. Los objetivos vendrán determinados por los medios disponibles: marketing, espacio reservado, presupuesto, personal durante la feria internacional… Lo ideal es aplicar una metodología SMART (específico, medible, alcanzable, realista, ubicable en el tiempo). No se trata de adivinar números, sino de conocer mejor nuestro negocio y sacarle rendimiento.

Presupuesto

Debes acotar la apuesta, y debe ser sensata. Para saber si merece la pena acudir a una feria debes tener claro cuáles son los objetivos y la inversión. Las ferias no son baratas, y por eso es importante controlar los gastos. Debemos ser esclavos de la realidad: si los objetivos marcados no son rentables (y están bien medidos) hay que buscar otra opción.

Materiales

Diseña un kit de materiales completo: stand, folletos, documentación, tarjetas, presentaciones, mensajes, borrador de nota de prensa … No se trata de conseguir un Frankenstein de materiales reciclados antiguos. Hemos llegado a ver empresas en ferias cuyos materiales son excluyentes entre sí. Piensa en qué quieres comunicar, busca los materiales adecuados para ello y adapta tus mensajes a los objetivos de la feria y las necesidades locales. La coherencia es fundamental.

Logística

Nada adorna mejor una aduana que unas cajas abandonadas. A última hora es difícil solucionar los inconvenientes. No dejes para el final la cotización y entregas de materiales, muestras, etc. Además, la logística también incluye a las personas. No puedes descuidar las reservas de viaje y hospedaje, así como los servicios que vayas a requerir en destino como las traducciones, desplazamientos, agendas fuera de la feria, catering, etc… Cuantos menos problemas tengas que afrontar durante la feria más tiempo tendrás para exhibir tus virtudes.

Preparación

Los contactos empiezan antes, mucho antes. Debes realizar un mailing previo (tan importante como el posterior) y monitorizar las redes sociales para enriquecer tu agenda de negocios. Hazte visible en redes sociales e invita a tu red a ser contactado. Monitoriza y recopila información de los contactos que quieres abordar, comprueba que tu calendario de charlas es el adecuado. Estar bien rodeado te ayudará a identificar tendencias, líderes o sitios clave.

Gestión de información

Incorpora acciones de Business Intelligence. Durante una feria ocurren muchas cosas, a veces demasiadas. Todo ese torrente de información se puede perder. No te proponemos que mueras sepultado en datos, pero sí que tengas previsto cómo almacenar los inputs que recibimos. Recopila el material fotográfico, monitoriza redes sociales, haz un checklist de las acciones que estás desarrollando, vigila a la competencia, anota ideas, problemas y éxitos nuevos durante la feria… Lo que no midas durante la feria no lo harás después. Se trata de tener sensaciones y datos fehacientes para trabajar con ellos.…

Visitas

Atiende a tus visitas. Parece sencillo hasta que se complica. El contacto humano es el mejor medio para generar emociones. Y, por tanto, es el adecuado para crear recuerdo, vinculación o percepción de valores subjetivos como la calidad, el riesgo, la confianza.

Asegúrate de que hay turnos de presencia en el stand o en los eventos y que cubres tu propia agenda de negocios. Es un fallo común dejar todo a la improvisación y es así como se pierden las oportunidades.

¡Ah! Y no te olvides de formar al personal que contrates: no son de la empresa y por tanto no tienen inercia ni conocen bien el sector, la compañía, ni tus puntos fuertes y diferenciales frente a la competencia.

Interacción

Publica tus resultados y tu opinión. Emite una nota de prensa y tu opinión en las redes sociales. Esas fotos y frases que hemos guardado, el número de entrevistas que tenemos listadas del punto 7 son la guinda que necesita una nota de prensa para ser actual e informativa. El 80% de la nota de prensa debería ya estar escrita y validada antes de la feria. Ahora, ya con datos, hay que contextualizar y aportar la información relativa a lo que ocurrió.

Conclusiones comerciales

Obtén rendimiento comercial y saca conclusiones. Una buena automatización comienza en el momento de captar el lead. La riqueza de los datos que captes será la facilidad de saber qué opciones tienes sobre tus leads. Trabaja de nuevo sobre tu agenda de negocios: agradece la presencia, solicita feedback, ofrece muestras, pide visitas, pide permiso para enviarles newsletters (dar una tarjeta no es sinónimo de querer recibir un newsletter). Debes medir si has alcanzado tanto los objetivos de la feria como los posteriores.

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Nuria
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