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Cómo gestionar el puesto de trabajo digital

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En un mundo en constante cambio, el entorno de trabajo no puede mantenerse al margen de la digitalización. En la vida diaria, la tecnología lo invade prácticamente todo y marca nuestro día a día, que ha cambiado absolutamente, desde las compras a pedir cita con el médico, utilizamos dispositivos inteligentes que nos facilitan la vida.

El entorno laboral no podía ser menos y en él, se debe aprovechar todo el potencial que nos ofrecen las nuevas tecnologías para conseguir optimizar los recursos y tiempos, facilitando el trabajo de equipos multidisciplinares incluso aunque estén en localizaciones remotas. Es imprescindible que los empleados accedan a la información de manera rápida, flexible y segura. Para satisfacer estas demandas, en Ricoh apuestan por Digital Workplace.

La propuesta para la pyme Digital Workplace de Ricoh gira entorno a diferentes ejes que conforman un puesto de trabajo preparado para aumentar la productividad y eficiencia de los empleados además de conseguir adaptarse a la transformación digital que exigen los nuevos tiempos. Te presentamos sus soluciones con más detalles:

Habitualmente los empleados se enfrentan a problemas relacionados con la imposibilidad de acceder a archivos o la falta de control sobre determinados documentos. Asuntos que se pueden resolver con una suite de productividad en cloud como la que propone Ricoh que permite trabajar de forma colaborativa.

Por otra parte, una labor cotidiana como imprimir y digitalizar documentos puede ser mucho más cómoda y sencilla si está bien gestionada. En este sentido, Ricoh propone una solución con todos los equipos interconectados en un espacio de colaboración que permite integrar la impresión en el puesto de trabajo.

Las pymes no se pueden mantener al margen de la transformación digital

Además, la gestión del puesto de trabajo digital se complementa con soluciones de videoconferencia y pantallas interactivas. Este tipo de pantallas permite trabajar en localizaciones remotas y en tiempo real, sobre un mismo documento. Gracias a estas soluciones, es mucho más sencilla la interacción, la colaboración e incluso compartir documentos y aumentar la productividad.

Pero si hay un punto que debemos destacar entre toda la propuesta de Digital Workplace son las apps. Y es que las soluciones de Ricoh incorporan una plataforma de aplicaciones disponibles desde la pantalla Smart Operation Panel de sus últimos equipos. Desde el Application Site de Ricoh se puede acceder a todas las aplicaciones disponibles y permite conectar los sistemas de la organización para crear el puesto de trabajo digital ideal.

Adicionalmente, pueden acceder en exclusiva 50 aplicaciones avanzadas (algunos de los ejemplos de este tipo de soluciones serían Valija Digital, Recepción Digital y Encuestas), que han sido desarrolladas localmente para dar un mayor servicio en el camino hacia la transformación digital en base a las necesidades de los clientes. De hecho, estas aplicaciones han sido desarrolladas gracias al feedback de nuestros clientes y usuarios, lo que nos permite cubrir de manera precisa las necesidades de los mismos.

Registro de visitas de las empresas

Esta app permite a las áreas de recepción de las empresas ofrecer un servicio desatendido de registro de entrada, controlar las entradas de personas ajenas a la organización, realizar registros de asistencia precisos y dotar de un sistema de autoservicio para un acceso sin esperas.

Las compañías pueden beneficiarse de sus funcionalidades, ofreciendo una imagen digital y una experiencia positiva a sus invitados, quienes no tendrán que esperar largas filas en recepción. Además, la app potencia la eficiencia operativa, al liberar a los profesionales de la recepción del proceso de registro de visitas y es capaz de generar informes para control interno.

La app permite el cumplimiento de la norma ISO 27001 relativa al conocimiento de personas que están en la empresa en caso que hubiera una evacuación o accidente, tiene en cuenta las normas de seguridad de la empresa y garantiza el cumplimiento de la LOPD.

Valija digital

La nueva App de Valija Digital permite eliminar el sobre de valija tradicional, escaneando la documentación con un certificado digital desde el equipo Ricoh, con confirmación de entrega y garantizando la inmutabilidad del documento.

El proceso es tan sencillo como acceder a la app desde el panel del multifunción e iniciar un proceso de digitalización. Es suficiente con incluir el nombre del receptor y emisor de la valija y el propio equipo introduce una firma electrónica y lo envía a la dirección de correo indicada. El emisor recibe una confirmación en su correo electrónico como confirmación de entrega.
Con la app Valija Digital se consigue mejorar la experiencia del empleado y se obtiene un mayor control y disminución del riesgo sobre la entrega de información crítica a través de un canal de comunicación que aporta integridad sobre el documento. Igualmente, proporciona un acceso rápido y seguro a la información que viaja por la compañía y permite un acceso de calidad y distribuido de la información.

El ahorro de coste y la reducción del papel en la compañía son otras de sus ventajas.

Encuestas

Conocer las emociones y opiniones de los clientes y empleados de las organizaciones es posible a través de los equipos multifuncionales con esta app de engagement, que ha sido diseñada para ayudar a las empresas a retener talento e identificar las necesidades y preferencias de empleados y clientes.

Gracias a sus funcionalidades, los clientes pueden aportar su opinión después de experimentar con el servicio de la empresa; mientras que los empleados pueden reseñar sus opiniones de forma sencilla y ágil desde el equipo multifuncional. La app aporta, por tanto, un nuevo canal de comunicación accesible y visual con la compañía, permitiendo a sus responsables planificar acciones con el feedback recibido.

Entre sus beneficios, destaca ofrecer una experiencia positiva a los empleados, la agilidad que proporciona para la participación, la posibilidad de tomar decisiones de forma ágil con el feedback recibido o la presentación de informes detallados en tiempo real.

En definitiva, para aprovechar las oportunidades que brinda la transformación digital, las pymes deben desarrollar una cultura corporativa que les permita sacar partido del cambio tecnológico. Muchas empresas afectadas por este cambio deberán adaptar sus productos, modelos de negocio y todos los procesos que les dan soporte. Además, deberán desarrollar nuevas habilidades y adoptar formas diferentes y más ágiles de trabajar en ecosistemas caracterizados por una colaboración más flexible.

Digital Workplace habilita la transformación digital de las pymes

Pero lo cierto es que las pymes no siempre serán capaces de realizar solas este proceso de transformación. Requerirán de especialistas que, además de prescribir la tecnología que necesite la empresa, les acompañen en el proceso de transformación, aportando sus conocimientos para que dirección y empleados sean capaces de adoptar las nuevas tecnologías y procesos. Digital Workplace by Ricoh habilita la transformación digital de las pymes, permitiendo que se centren en la experiencia de los empleados, desarrollando nuevas habilidades digitales y aportando herramientas para que alcancen sus objetivos empresariales a la vez que crean una nueva experiencia de trabajo donde los empleados se sientan más cómodos y sus procesos sean más eficientes.

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