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Actualidad, Área Práctica, Gestión

Cómo ahorrar al usar la factura electrónica

factura electronica

Nuestros compañeros de MuyPymes ya anunciaron en su día que desde el 15 de enero de 2015, todas las empresas que proveen en España productos o servicios a cualquier administración pública están obligadas a emitir su facturas en formato digital. Aunque ha sido un camino lento y tortuoso para algunas, lo cierto es que, además de la obligatoriedad, las empresas deberían tener en cuenta las numerosas ventajas relativas al ahorro que les va a proporcionar. Según la firma SERES, estos son los principales ahorros:

Costes de facturación 

Frente al a factura tradicional, la emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc. Mientras que, en la recepción, pasar del papel a lo electrónico supone que los costes estimados para su introducción en los sistemas internos, validación y macheo, gestión de pago, archivo, etc., se reduzcan drásticamente, permitiendo un ahorro del 65% de los costes.

Costes de gestión o costes por factura

La emisión de facturas tiene un coste por unidad de 4,45 euros cuando se realiza en papel y de 1,64 euros cuando se utiliza el formato electrónico. La diferencia es aún mayor cuando se trata de la recepción de facturas, que pasa de los 7,22 euros en papel a solo 2,27 euros en formato electrónico.

Costes de almacenamiento

Abandonar el papel y comenzar a facturar electrónicamente supone liberar cajones, archivadores… un gran espacio. Al reducirlo, se puede llegar a alcanzar unos ahorros del 81%.

Tiempo

La facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa. En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de 1 minuto y 33 segundos; mientras que, con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.

En recepción, con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual; mientras que sólo 2 minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.

Eliminación de tareas rutinarias

Por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran 3 horas. Esto permite a las empresas reducir tareas improductivas y enfocarse en labores que generen mayor eficiencia a la gestión.

Medioambiente

Cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce un 0,72 Tm emisiones de CO2.

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