La gestión documental es un océano azul en el que tendrán que sumergirse todas las empresas, a tenor de la situación de digitalización que vivimos y las nuevas normativas que están llegando. Esa es la principal conclusión que podemos extraer de la mesa redonda que hemos celebrado en MuyCanal junto a DocuWare.
La gestión documental describe un conjunto de prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización. Estos procesos permiten recuperar, organizar o eliminar archivos, dependiendo de cada caso o uso. Este software que puede ofrecerse tanto en SaaS como en on-premises es mucho menos conocido de lo que pensamos tanto para el cliente final como por parte de los partners tecnológicos.
Para descubrir el potencial de la gestión documental reunimos a diferentes tipos de partners que nos hablaron de sus problemáticas, retos y proyectos relacionados con la administración de los flujos de trabajo. Concretamente, en esta mesa redonda han participado:
- Álvaro Salto Quilez, Channel manager en DocuWare Spain & LATAM
- Manuel Jiménez Bueno, Desarrollo de Negocio en Grupo Aitana-Opentix
- Manuel Romero Méndez, Socio fundador de MRM Solutions
- Víctor Pérez, CEO de Adiss
- Lorena Torrijos Martín, Marketing Manager en SIPSA
- Luis Morcillo, Fundador de Libertia IT
Hablar de gestión documental no es sinónimo de organizar papeles, sino mucho más; «la búsqueda es algo que se da por sentado. La gestión documental supone hablar de flujos de trabajo», definía Víctor Pérez, de Adiss.
«Debemos explicar que esto va de gestionar procesos, de tender a automatizar tareas que liberan a los empleados», añadía Luis Morcillo, de Libertia IT. «Hablamos de gestión del cambio, un área que implica tecnología, integración y negocio».
Al resumir, Álvaro Salto, de DocuWare aseguraba que «la gestión documental era una solución hace años era para las facturas, ahora es mucho más». Víctor Perez, de Adiss añadía: «es un valor que debemos hacer ver a las pymes».
Oportunidad en un terreno casi sin cosechar
Si hay algo que se ha evidenciado en esta mesa redonda es el momentum que vive la gestión documental. «El mercado de la gestión documental es algo que antes solo tenían los grandes, pero ahora es algo que todo el mundo va a tener», nos adelantaba Álvaro Salto, de DocuWare. «Estamos en un momento dulce y va a ir más cuando se consiga democratizar», remarcaba Manuel Jiménez, de Grupo Aitana-Opentix. «Para el sector de restauración es una oportunidad tremenda», corroboraba Manuel Romero, de MRM Solutions.
No es para menos, Álvaro Salto, de DocuWare detallaba que «el mercado en España crece sin descanso y casi no hay nadie. El kit digital y la facturación electrónica traerá mucho más negocio».
Y los partners lo tienen claro: «hay una oportunidad en la gestión de tareas administrativas», comentaba Luis Morcillo, de Libertia IT. «Es una oportunidad gigante para los procesos de integración. Es el momento dorado», subrayaba Víctor Pérez, de Adiss.
La ley antifraude que comienza su andadura y la un poco más lejana, Ley Crea y Crece van a ser dos normativas clave para que las empresas tengan que adaptarse. Y ahí toda la tecnología alrededor de la gestión empresarial será la principal beneficiaria. Así lo sentían todos los integrantes de la mesa redonda que observan los reglamentos como una ventana de negocio. «Hay que hacer de la necesidad virtud y estas normativas nos permiten sacarle partido», analizaba Víctor Pérez, de Adiss.
Sin embargo, el negocio debe ir de la mano de la evolución de los propios clientes. «Debemos dar una solución a los clientes, pero conociendo sus necesidades y adaptarnos. Poner los pies en la tierra y entender cuál es su realidad», formulaba Lorena Torrijos, de SIPSA.
Unos clientes que no siempre están tan avanzados como a los partners les gustaría. «Muchos prefieren seguir utilizando sus sistemas e invertir en tecnología que se adapta a esos procesos antiguos», relataba Manuel Jiménez, de Grupo Aitana-Opentix. «Algunos despachos o asesorías siguen picando información antes de pensar en un sistema de gestión documental», aseguraba Luis Morcillo, de Libertia IT a lo que Manuel Romero, de MRM Solutions añadía: «incluso hay restaurantes que toman comandas por WhatsApp, lo que no les da ninguna trazabilidad y abre la puerta a problemas».
El responsable de MRM Solutions, especializado en el ámbito de restauración y hoteles matizaba además la falta de digitalización en estos segmentos: «el sector hotelero está muy poco digitalizado. De los 300.000 restaurantes que hay en España, tan solo un 10% está digitalizado y en hoteles, un 15%. Tan solo un 20% de nuestros clientes utilizan herramientas de gestión».
Ante estos escenarios, los partners estaban de acuerdo: lo importante es el acercamiento adaptado. «El problema es sobre qué vamos a hablar con los clientes. La gente trabaja de la mejor forma posible y tenemos que facilitarle su día a día», analizaba Luis Morcillo, de Libertia IT. «Mostrar a los clientes que hay muchos procesos que se puede automatizar y eso aporta un gran valor», recalcaba el responsable de DocuWare.
Finalmente, como apuntaba Víctor Pérez, de Adiss, «llevar todo al plano digital es el camino que está impulsando la administración pública y hacia donde van todas las iniciativas».
A continuación os dejamos con una galería de imágenes de este encuentro IT de MuyCanal:
