En la era digital en la que nos encontramos, las tecnologías han transformado por completo las maneras de comunicarnos en el entorno empresarial, y la prueba está en la centralita virtual, que cada vez está reemplazando más a las tradicionales centralitas telefónicas, mucho más grandes y costosas.
Las centralitas virtuales se gestionan de forma online, posicionándose como una alternativa mucho más flexible, económica y escalable para las empresas, lo que ha provocado una tremenda revolución en el mundo de las telecomunicaciones.
Cada vez más populares, en este post te vamos a mostrar las principales diferencias existentes entre una centralita virtual y una centralita física que debes conocer para poder tomar una decisión y escoger la más adecuada para tu negocio.
¿Qué es una centralita física?
Tal y como su propio nombre indica, una centralita telefónica física se encuentra de manera física en las instalaciones de la empresa, y tiene la función principal de gestionar las llamadas, tanto las entrantes como las salientes, enviándolas a las extensiones correspondientes.
Además, pueden ofrecer otras funcionalidades adicionales, como transferir llamadas, la posibilidad de grabar conversaciones o crear de grupos de usuarios.
Una de las principales características de estas centralitas físicas es que necesitan equipos especializados, así como un considerable espacio físico para su instalación, ya que son centralitas de gran tamaño.
Además, por lo general, estas centralitas son operadas por un personal técnico que se encarga de su mantenimiento y actualización, lo que se traduce en mayores costes, así como en un mayor riesgo de inactividad.
¿Qué es una centralita virtual?
Por otro lado, la centralita virtual consiste en un sistema de telecomunicaciones que se gestiona exclusivamente a través de Internet, el cual se encuentra en la nube, a diferencia de la centralita física, que debe estar instalada en las instalaciones de la empresa.
Esto significa que las llamadas se realizan y reciben de forma online, pudiendo utilizar diferentes dispositivos como teléfonos IP, ordenadores o smartphones.
Una característica de estas las centralitas virtuales es que no necesitan ningún tipo de hardware físico, lo que ahorra espacio y dinero, posicionándose como una opción mucho más flexible y económica.
Diferencias clave entre la centralita virtual y la centralita física
Infraestructura y costes iniciales
Una de las principales diferencias entre ambos tipos de centralitas es la infraestructura necesaria para su instalación.
Centralita física:
Como hemos comentado, las centralitas físicas requieren de una inversión superior, ya que necesitan hardware como servidores, cables y equipos especializados, así de un técnico especializado para su instalación.
Centralita virtual:
Por otro lado, la centralita virtual funciona completamente en la nube, lo que significa que no tendrás que invertir en ningún tipo de hardware adicional, ni realizar instalaciones complejas.
Lo único necesario será tener Internet y un dispositivo compatible, lo que proporciona un importante ahorro económico. A esto hay que sumarle que las centralitas virtuales no ocupan espacio físico, lo que es una ventaja para las empresas que cuentan con oficinas más pequeñas o tienen espacio limitado.
Escalabilidad
La escalabilidad es otra diferencia importante entre ambas centralitas, como vamos a ver a continuación.
Centralita física:
Si una empresa con una centralita física necesita aumentar el número de líneas o extensiones, necesitará comprar una mayor cantidad de equipos y realizar ajustes en la infraestructura, lo que puede ser un proceso costoso y lento.
Centralita virtual:
Por otro lado, las centralitas virtuales ofrecen una escalabilidad casi ilimitada, ya que las empresas pueden añadir o eliminar extensiones de manera rápida a medida que cambian sus necesidades, sin tener que comprar nuevo hardware.
Mantenimiento y actualizaciones
Centralita física:
Una centralita física necesita técnicos especializados que se encarguen de su mantenimiento, lo que deriva en costes adicionales y en tiempos de inactividad más prolongados.
Centralita virtual:
El proveedor del servicio se encargará de todo el mantenimiento y las actualizaciones de la centralita virtual manera remota, lo que implica que las empresas tienen acceso a la tecnología más avanzada en todo momento, sin tener que preocuparse por posibles interrupciones en el servicio.
Flexibilidad y movilidad
Centralita física:
Las centralitas físicas están limitadas a la ubicación en la que están instaladas, lo que es un inconveniente en tiempos de teletrabajo, ya que esto significa que los empleados solo pueden acceder al sistema desde las oficinas o mediante extensiones específicas.
Centralita virtual:
Por el contrario, las centralitas virtuales facilitan la movilidad y el trabajo remoto de los empleados, que pueden conectarse desde cualquier lugar, siempre que tengan conexión a Internet.
Funcionalidades avanzadas
Centralita física:
Las centralitas físicas están limitadas a una serie de funcionalidades básicas y, para implementar funcionalidades avanzadas, como la integración con CRM, es necesario realizar una importante inversión.
Centralita virtual:
En cambio, las centralitas virtuales suelen incluir mayores funcionalidades avanzadas por defecto, como puede ser la integración con herramientas de productividad, informes detallados sobre el uso del sistema o incluso funcionalidades de inteligencia artificial para optimizar las comunicaciones.
Artículo realizado en colaboración con Gamma
