El pasado mes de abril tuvo lugar el evento DocuWorld 2025 donde DocuWare se reúne con sus principales partners. Este, que originalmente era un evento global, debido a la expansión de las operaciones de DocuWare en todo el mundo ahora se ha repartido en tres eventos que tienen lugar en distintas regiones del globo: DocuWorld EMEA, DocuWorld AMERICAS y DocuWorld APAC, que cubren respectivamente Europa, Oriente medio y África; Norte, Centro y Sudamérica; y por último, Asia-Pacífico.
MuyCanal ha tenido la oportunidad de asistir a este interesantísimo encuentro junto con un número muy reducido de medios especializados para conocer, en primicia, y desde dentro, el estado actual del mercado de gestión documental, la evolución comercial y tecnológica de DocuWare, así como los planes de futuro y las próximas novedades que lanzará este fabricante al mercado.
DocuWare reunió a los más de 700 asistentes a la cita en el hotel Estrel Berlin, ya que dispone de unas espectaculares instalaciones anexas con auditorios, salas de reuniones y pabellones de exposición en los que se albergaron las actividades de DocuWorld 2025. En la intervención inaugural del primer día, el recién nombrado CEO de la compañía, Dr. Michael Berger, comenzó por dar un breve repaso a la trayectoria de DocuWare desde sus inicios. Resaltó la historia de crecimiento sostenido de la empresa, que ha pasado de una facturación de algo menos de 20M€ en 2012 a cerca de 130M€ en 2024, con una trayectoria muy ascendente desde 2020.
El CEO de DocuWare quiso mencionar también la dimensión de los distintos mercados en los que opera DocuWare, entre los que destaca claramente Europa, con Alemania, su país de origen en primer lugar, seguida de Francia y España y también el mercado americano, con una presencia muy destacable de los EE.UU.
Otro de los datos que compartió con la audiencia de partners e integradores fue una vista global del origen de las conexiones a los sistemas Cloud de DocuWare en las que se podía ver una de las principales ventajas de sus soluciones, facilitar el acceso controlado, seguro y rápido a toda la información de una empresa desde cualquier lugar. Y eso quedó en evidencia en la imagen que mostró, donde queda de relieve que los usuarios de la solución de gestión documental de DocuWare acceden desde prácticamente cualquier lugar del mundo a los datos que necesitan, muchas veces desde ubicaciones en las que ni siquiera tiene presencia la compañía.
Durante su intervención, el Dr. Michael Berger también dio a conocer estadísticas sobre la cantidad de información que gestionan sus sistemas (organizaciones, flujos de trabajo, volumen de documentación almacenada, etc). Como botón de muestra, DocuWare almacena actualmente 4,6 Petabytes de datos, entre los 1.300 millones de documentos subidos al sistema y el resto de bases de datos, copias de seguridad, textos extraídos de los documentos y datos internos de control y, en conjunto, sus soluciones están gestionando 150 millones de automatizaciones en flujos de trabajo cada mes.
Como se mencionaba al comienzo, el Dr. Michael Berger ha sido nombrado CEO de la compañía el 31 de marzo de este año, sucediendo en el cargo a Max Ertl tras una dilatada carrera al frente de la empresa, y ello ha llevado también a una renovación generacional de la estructura directiva de la compañía para hacer frente a los retos presentes y futuros.
A continuación, el CEO de DocuWare mostró un dato muy revelador. Según datos de la compañía, en Alemania, su mercado original, el 40% de las empresas ya son principalmente digitales en sus procesos y documentación. Es una cifra alta, pero eso subraya la importancia del 25% de las que están el extremo opuesto, basadas principalmente en papel, y del 35% restante que está a medio camino. Destacó el enorme tamaño del mercado que queda por explorar y más si cabe al considerar que esta es la situación de Alemania, que en muchos otros lugares el porcentaje de empresas digitales nativas es mucho más pequeño.
La importancia de la IA como motor del cambio
Para cerrar su intervención, el Dr. Michael Berger puso el foco en la disrupción que está causando la popularización de soluciones basadas en Inteligencia Artificial, destacando que es una tecnología espectacular de la que ahora mismo hay tres enfoques principales: GenAI (IA Generativa), RAG (Retrieval Augmented Generation, o Generación mejorada por recuperación) y AgenticAI (Agentes inteligentes autónomos). Todos ellos apoyados en sistemas de tipo Large Language Model (LLM).
Y tras esta introducción al tema, quiso destacar sus posibilidades para automatizar tareas que hasta ahora siempre han hecho personas para mejorar su flexibilidad y eficiencia además de poder descargarnos de ellas. Desde mediados de 2019 hasta el momento actual, los sistemas punteros de IA están consiguiendo duplicar cada 7 meses la dimensión de las tareas que son capaces de realizar, como una especie de «Ley de Moore de la IA».
En 1965, el cofundador de Intel Gordon Moore expuso lo que ahora conocemos como la Ley de Moore. Observó que el número de transistores en los circuitos integrados se duplica cada dos años y que se mantiene como el baremo de la evolución previsible del desarrollo en electrónica.
De seguir esta evolución, en el año 2030 los sistemas más avanzados basados en IA serán capaces de realizar de forma completamente autónoma proyectos que le hubieran llevado a una persona una dedicación de un mes. Esto, de cumplirse, tendrá unas consecuencias muy importantes que no hacen más que resaltar la importancia de «subirse al carro» de la Inteligencia Articial lo antes posible y de la mano de los fabricantes, proveedores y partners tecnológicos que ofrezcan las mejores garantías y con la mayor experiencia.
DocuWare, una plataforma en constante evolución
A continuación, Michael Bochmann, Chief Product and Technology Officer, destacó las líneas maestras de la evolución de las soluciones de DocuWare:
- Ofrecer una experiencia de nueva generación
- Gestionar flujos de trabajo sin documentos
- Incorporar asistentes de IA
- Ser una plataforma de integración con otras soluciones
Jessica Williams, UX Director, resaltó la importancia de evolucionar constantemente el diseño y la usabilidad de la interfaz para hacerla más fácil de usar por parte de todo el mundo y, además, de permitir su utilización a personas con algunas limitaciones físicas. Como señaló, esto no solo es deseable, sino que varios países se está convirtiendo en un requisito legal.
Para conseguirlo, los expertos en usabilidad de DocuWare están rediseñando todos los elementos de sus interfaces para facilitar su uso con sistemas asistivos así como rediseñando las pantallas de modo que, incluso aumentando el zoom al 200% todo siga manteniendo su estructura.
Gerardo Lisanti, Team Leader Product Management, habló de los importantes cambios que están preparando en el área de automatización de flujos de trabajo. Ahora todo se hará desde el navegador, con una interfaz muy simplificada, en la que cada proceso se ha revisado para eliminar pasos innecesarios y conseguir así que el trabajo sea más sencillo y rápido y, de paso, más asequible a perfiles menos especializados.
Todos estos cambios están en fase de pruebas actualmente y entrarán en producción en septiembre para los clientes de la modalidad Cloud y en abril de 2026 para los clientes de la modalidad On-Premises.
La automatización de procesos y flujos de trabajo, como recalcó el responsable de desarrollo de este área, no solo facilita el trabajo diario al evitarle trabajos repetitivos a las personas. También eleva la cantidad y calidad de la información disponible sobre el negocio lo que permite disponer de una visión global mucho más ajustada y poder tomar así decisiones más informadas y mejores.
Otro de los portavoces de la compañía que mostró desarrollos muy espectaculares fue Ram Joshi, AI Product Manager, que hizo una demostración de una interfaz similar a la del conocido ChatGPT pero integrada en la solución de gestión documental de DocuWare de una empresa de ejemplo, englobada dentro del concepto Intelligent Insights.
Si los resultados de las peticiones (prompts) de un sistema de IA Generativa suelen ser bastante impactantes, mucho más lo es cuando un interfaz así puede acceder, de forma 100% segura, controlada y fiable a la totalidad de los datos disponibles en su sistema de gestión documental. Para empezar la demostración, el portavoz de DocuWare le pidió al sistema que revisase todos los contratos con un proveedor para conocer la cantidad mínima que debían tener los pedidos de un producto concreto de ese proveedor en especial.
Esto puede ser un proceso muy tedioso, y susceptible de errores, si se han producido cambios a lo largo del tiempo y las especificaciones están repartidas en distintos documentos de épocas diferentes. El sistema respondió casi instantáneamente (1.000 unidades) proporcionando también el acceso al documento concreto en el que se encontraba ese dato.
A continuación le pidió algo que a una persona le hubiera requerido mucho tiempo, comparar todos los pedidos con los albaranes y las facturas de un proveedor durante un período bastante extenso para detectar incoherencias y disparidades.
Tras unos instantes el sistema respondió, con todo detalle, que todo concordaba excepto un pedido concreto de unos productos que no estaban en stock y que se entregaron más tarde.
Desde luego, el grado de control sobre el negocio que ofrece Intelligent Insights es sencillamente espectacular. Pero no solo a la hora de revisar el histórico de operaciones del departamento de contabilidad, las posibilidades que abre una herramienta así, que accede a los datos reales de cada empresa, de cara a plantear campañas comerciales hacen que lo que era posible hasta ahora con sistemas CRM o similares parezca un tímido primer paso. El uso inteligente de la IA sobre verdaderos datos de negocio hará que las empresas que lo adopten tengan una ventaja competitiva muy grande respecto a las que no lo hagan. Y el primer paso es digitalizar sus operaciones y su documentación.
Presencia de partners españoles en la exposición
Iridex es parte de GDX Group, una empresa valenciana de TI que ha creado una avanzada solución de facturación electrónica, totalmente integrada con DocuWare, que una de sus representantes en el evento, Encarna García López, mostró a los asistentes. La facturación electrónica, que en muy poco tiempo será un requisito imprescindible para grandes empresas y, poco después, para todas las demás, es técnicamente compleja. Esto hace que su adopción por parte de empresas con presupuestos de TI ajustados sea un gran desafío pero, como pudimos comprobar en la demostración que nos hizo, para las empresas que ya usan DocuWare, se convierte en algo completamente transparente y sencillo de usar.
Hasta el punto de que el personal de contabilidad no tendrá que hacer nada distinto a lo que ya hacían hasta el momento y serán solo los técnicos de TI los que, si lo necesitan, accedan a la consola de control del sistema. Una solución realmente bien diseñada y preparada para usuarios de todo tipo que ya está disponible.
DocuWorld es un gran evento tecnológico, repleto de innovación pero no solo eso. Además, todo lo que pudimos ver está totalmente pensado para dar respuesta a las necesidades reales de las empresas y con soluciones prácticas. Visto el espectacular camino recorrido hasta hoy, tengo la seguridad de que su crecimiento y resultados en 2025 serán espectaculares.
