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3 claves para mejorar las reuniones online

La pandemia de coronavirus ha conllevado que muchas organizaciones tengan que apostar por el trabajo en remoto de sus empleados. Gartner desvela tres claves para mejorar y sacar el máximo provecho a las reuniones online.

El auge que están experimentando las reuniones online desde el inicio de la pandemia de coronavirus está presionando a muchos responsables de negocios a la hora de garantizar que los empleados cuentan con las capacidades tecnológicas para mantener conexiones consistentes y de calidad mientras trabajan de forma remota.

Esto ha llevado a Gartner a poner sus miras en esta necesidad e identificar tres aspectos clave que ayuden a mejorar el uso que se hace de las herramientas de colaboración para mejorar la productividad gracias a las reuniones online.

Reuniones virtuales consistentes

Una vez que los empleados implementan las soluciones, hay que tener en cuenta que se dispone del ancho de banda suficiente y de la confiabilidad de la red para que la productividad y experiencia del usuario sea consistente. Hay que tener en cuenta que las videollamadas en grupo de alta calidad necesitan de una conexión como mínimo con velocidades de descarga y carga de al menos 1,5 Mbps.

No obstante, para aquellos empleados que están en ubicaciones que no cuentan con el suficiente ancho de banda, pueden aprovechar las capacidades de mensajería de colaboración para trabajar de manera asincrónica, hacer uso de las opciones de audio de acceso telefónico, así como los smartphones con 4G.

Es clave reflexionar sobre la configuración del administrador de TI para garantizar la seguridad de las videollamadas

Apuesta por la seguridad

La seguridad sigue es una de las grandes preocupaciones de los responsables de negocio, y no podía ser menos en estos momentos, especialmente a los que cuentan con su fuerza laboral trabajando en remoto. Por ello, desde Gartner señalan la importancia de que, a la hora de mantener con ellos reuniones virtuales, es clave reflexionar sobre la configuración del administrador de TI, cumplir con los controles del host y conocer comportamiento del usuario final, que debe tener conocimientos para saber cómo proceder con seguridad.

Pasos simples, como el uso de un código de acceso de host separado, que las identificaciones de las reuniones cambien de forma aleatoria, y exigir que los participantes se registren para el servicio de reuniones antes de unirse a la llamada, pueden contribuir en gran medida a garantizar que las reuniones online sean seguras.

Promover la productividad

Desde la consultora apuntan que desde el inicio del confinamiento de gran parte de la población, la sobrecarga de reuniones a las que están sometidos muchos trabajadores remotos está siendo excesiva. Para evitarlo, deberán preguntar a los equipos sobre el grado de sobrecarga y probar con realizar una o dos reuniones virtuales centradas en la calidad, la formalidad o la cadencia para mejorar la experiencia.

Imagen inicial | Mati Flo

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