La existencia de tareas manuales y repetitivas en muchas organizaciones genera una serie de procesos ineficientes que provocan enormes pérdidas económicas. Sortear las barreras culturales para adoptar tecnologías que permitan ganar en eficiencia será clave para que las empresas sigan siendo competitivas y estén preparadas para garantizar su éxito.
En las organizaciones en las que aún existe una mayoría flujos de trabajo manuales y basados en papel, la ineficiencia de los procesos se hace aún más palpable. Según se desprende de un informe de Formstack y Mantis Research que encuestó a 2000 trabajadores, estas ineficiencias pueden llegar a causar a las empresas pérdidas económicas de gran magnitud.
De acuerdo con este informe, algunas organizaciones están experimentando pérdidas de hasta 1,3 millones de dólares al año. La principal razón es la existencia de tareas ineficientes que terminan fatigando a los empleados, lo que, a su vez, deriva en una pérdida de productividad.
Uno de los puntos más relevantes de este estudio apunta que más de la mitad de los encuestados reconoce que su mayor dificultad para implementar la automatización de procesos es el deseo de mantener el status quo.
Esto se ha convertido en uno de los principales frenos a la hora de incorporar nuevas tecnologías que contribuyan a agilizar los procesos de negocio y, por ende, ser más eficientes.
No obstante, si bien la automatización puede parecer la respuesta a estas necesidades de optimización de procesos, no todas las empresas están abiertas al cambio.
La mayor dificultad para implementar la automatización es el deseo de mantener su posición en la organización
Así, en las organizaciones que tienen flujos de trabajo en su mayoría manuales y basados en papel, 3 de cada 5 encuestados manifiestan que su mayor dificultad para implementar la automatización es su deseo de mantener su posición en la organización.
Con ello, se pone de relevancia el miedo a que las nuevas tecnologías conlleven cambios que hagan a los empleados salir de su zona de confort, o incluso llegar a ser reemplazados por máquinas.
Se trata de una situación que se da menos en las organizaciones de software y servicios financieros ya que el estudio las identifica como las más maduras digitalmente en comparación con las empresas de atención médica y educación.
Principales barreras para eliminar procesos ineficientes
A pesar de la reticencia de algunos empleados a incorporar soluciones que permitan agilizar los procesos de negocio, lo cierto es que se ha convertido en algo ya prácticamente imprescindible para las empresas que quieran seguir siendo competitivas.
Los procesos ineficientes pueden dar lugar a recursos desperdiciados, pérdida de tiempo y empleados insatisfechos, lo que no son buenos síntomas para una organización que quiera avanzar con éxito hacia el futuro.
El informe señala que más de la mitad de los empleados encuestados dedica al menos dos horas diarias a tareas repetitivas, algo que podría solucionarse gracias a las tecnologías adecuadas.
No obstante, si renovar el enfoque tecnológico de una organización fuera fácil, todos lo harían, por lo que el informe destaca la importancia de acometer los cambios progresivamente ya que, los cambios culturales requieren su tiempo.
La mentalidad de compra de algunas organizaciones podría ser otra barrera
El tiempo que requiera que una empresa acometa esta transformación, tecnológica y cultural, dependerá de varios factores, entre los que se incluye el tamaño y la escala de la organización. Sin embargo, la mentalidad de compra de algunas organizaciones podría ser otra barrera a la que habría que prestar atención para salvarla en el caso necesario.
Según el informe, más de 9 de cada 10 organizaciones que cuentan con una mayoría de procesos manuales, muchos basado en papel, compran tecnología a medida que surge la necesidad. En estos casos, la tecnología se analiza de forma reactiva en lugar de como parte de estrategias o planes a largo plazo.
Esta mentalidad de compra deja a las organizaciones menos maduras digitalmente con pilas tecnológicas fragmentadas que no se integran bien ni se adaptan a las necesidades del negocio conforme pasa el tiempo, lo que alarga y complica el proceso.
Abordar esta cuestión con una estrategia planificada y una mirada a largo plazo será clave para realizar las inversiones acordes con las necesidades de cada negocio y que permita ver sus frutos a largo plazo.
Imagen inicial | Kevin Matos
