La inteligencia artificial está redefiniendo la forma en que las empresas gestionan su documentación. Desde la automatización de flujos de trabajo hasta el análisis inteligente de datos, la IA no solo optimiza procesos, sino que también desbloquea oportunidades estratégicas para los negocios.
Por ello, desde MuyCanal y en colaboración con DocuWare, organizamos un encuentro hace unos días en los que debatir sobre el impacto real de la IA en la gestión documental y su integración en sistemas ERP. Durante la jornada, descubrimos cómo se pueden potenciar estas dos herramientas de la gestión empresarial y qué valor aporta la IA. Además, hablamos de los desafíos a los que se enfrentan las empresas y cómo apoyarles en su transición hacia la nueva era inteligente.
Todos estos temas fueron abordados por:
- Javier Riaza, CEO de ALIVE BUSINESS CONSULTING
- Tamara Comas, Desarrollo de Negocio de AITANA
- Begoña López, Key Account Manager of Utilities (KAM) de AYESA
- Roberto Prieto, especialista en Digitalización de Procesos de SERESCO
- Manuel Martín, Director General de DOS CONTROL DE GESTIÓN
- Unai Martínez, socio del área de IA en PKF ATTEST
- Mehdi Guelzim, CEO y fundador de Ciberlogic
- Jordi Figueras, Director de Canal de DocuWare
Panorama actual de la gestión documental y empresarial
El debate comenzó analizando el concepto actual de gestión documental y qué se espera de ella en los negocios, en un momento donde la Inteligencia Artificial se está «colando» en todos los recovecos de la empresa y la tecnología. Para ello, desde DocuWare, Jordi Figueras, aclaró cuál es la definición clásica de este servicio, así como la labor principal de su empresa. «Somos un gestor documental que recoge los documentos empresariales y hacemos que estén seguros, auditados y con las modificaciones pertinentes».
A raíz de esta base, surgieron en la mesa tendencias de gestión que se están viendo en las empresas. Una de estas tendencias es, precisamente, la evolución del propio término, que se está dejando más para «temas de marketing«, pero que se está quedando obsoleto para otros departamentos de las empresas. Según indicó Roberto Prieto, de Seresco, «ya no es suficiente con almacenar un PDF, sino conocer y poder extraer la información que contiene; además de toda la cadena de valor alrededor de ese documento digital».
«Hace tiempo que se llevaba hablando de la oficina sin papeles y es algo que ya hemos conseguido. El reto ahora es saber qué hacer con esos volúmenes de PDF, que son documentos difíciles de gestionar. Yo creo que hemos pasado del concepto de gestión documental a otro término de gestión de contenidos empresariales«, concluyó.
Todos los participantes estuvieron de acuerdo en este punto. De hecho, desde DocuWare puso ejemplos reales de la importancia de que estos documentos no se mantengan almacenados sino al día de normativas y actualizados. «Por ejemplo, tú no puedes dejar salir un barco de un puerto sin que tenga sus documentos digitales al día», indicó Figueras.
Begoña López, de AYESA, indicó que en todos los proyectos en los que ha estado involucrada, ha sido clave «que seamos capaces de ordenar de manera eficiente la información, clasificándola y buscándola de manera ágil para poder mostrar su verdadera utilidad. En mi empresa lo llamamos gestión del conocimiento«.
La directiva reconoce que, hasta ahora, los gestores documentales han hecho un «trabajo excelente«, pero ha sido difícil establecer reglas. La automatización, por su parte, ha conseguido que las empresas superen este reto y se consiga definir unas reglas concretas. A partir de aquí entra en juego la IA, que no va a ser necesario definir y entender estas reglas, sino que la propia inteligencia comprenderá el lenguaje y tomará las decisiones por nosotros. «Todas las barreras que tenía el método anterior desaparecen y pasaremos del mundo desestructurado al estructurado», indicó.
En este punto, desde Aitana también reconocieron que el concepto de gestión documental «ya se queda escaso», y sería el primer paso de todo el proceso, cuando se tiene la información en local. «Todo lo que puedes sacar de ahí luego es increíble», comentó Tamara Comas.
Estamos en un momento en que se habla mucho de digitalización de procesos. «Hoy en día cualquier pyme tiene ERP, pero ¿hace falta gente picando datos en él? Aquí comienza el boom de esta digitalización con la entrada de la gestión documental en estas herramientas», indicaron desde Seresco. Roberto Prieto aclaró que los ERP son soluciones que complementan un negocio pero que no tienen la potencia suficiente para hacer la parte de gestión documental.
Integración de la IA los procesos de negocio: su valor
Javier Riaza, CEO de ALIVE BUSINESS CONSULTING, aclaró que las empresas intentan «optimizar los procesos de negocio y automatizar tareas». Cada vez hay más herramientas que permiten hacerlo, como pueden ser los procesos de compra, las facturas electrónicas, contratos, validaciones …. esto permite que los propios clientes automaticen sus procesos y les den más valor, mientras ellos se centran en su negocio.
Desde PKF ATTEST, Unai Martínez recordaba que, hasta hace poco, se trabajaba con datos estructurados que, aunque tenían valor, no eran explotables.
“Con el mundo de la IA generativa pasamos de tener un repositorio organizado a un activo estratégico explotable y, si lo integras con un ERP, el valor que da es exponencial”. Así Martínez indicó que tener una tecnología que, a priori, entiende contextos y da respuestas consistentes “nos abre una ventana de oportunidades inmensa, porque ya podemos exportar ese 80% de la información que antes se quedaba fuera”.
Y esto tiene como consecuencia que se pueden tomar decisiones de negocio en tiempo real, con hechos y datos objetivos que lleve a la empresa a otro estadío. “Pero no solo a nivel de automatismos se encuentra el valor, sino realzar la importancia de tener la capacidad de explotar información empresarial importante que antes no era exportable”, concluyó.
Al hilo de los datos desestructurados, y la incapacidad de la tecnología de leerlos hasta ahora, Javier Riaza indicó que el futuro de la gestión documental va a ser la integración de la IA con el sistema. “Quiero pensar que no existirá un software sino un repositorio de contenido de todo tipo y un chat inteligente con el que puedas hablar, sustituyendo a los buscadores, almacenamientos en carpetas, etc”.
Asimismo, Manuel Martín, Director General de DOS CONTROL DE GESTIÓN, indicó que “nuestro sueño es ser capaz de llevar toda la información en un datalake y que cualquier empresa pueda sumar estos datos, siendo un chat inteligente quien lo busque”.
Se trata de una gestión especialmente importante para las pymes más pequeñas ya que, por sí solas, no pueden hacer o financiar un proyecto de este tipo. “Lo ideal sería poder contratar un producto con un asistente que sume todos los datos de su negocio e interactúe con ese chat”, concluyó Martín.
A todo esto, Begoña López indicó que la IA cobrará mayor importancia y utilidad cuando se democratice y, efectivamente, llegue a todo el tejido empresarial, ya que ahora se están destinando más esfuerzos a proyectos “mastodónicos”.
Por parte de DocuWare indicaron que la clave estaba en los casos de uso. “Ahora, la palabra de moda es IA y, al final, lo que tenemos que hacer es ayudar a las empresas a ser más productivas porque, ¿lo hemos hecho hasta ahora? Yo creo que no”.
Desafíos y oportunidades en la integración de la Inteligencia Artificial
Mehdi Guelzim, CEO y fundador de Ciberlogic, recordó que en España, más del 99% de los negocios son pymes y más del 30%, las conforman hasta 10 personas. Esto nos tiene que hacer pensar en cuál es el nivel de digitalización de estos negocios. “Participamos en un documento para medir la huella de carbono de las empresas de transporte, y lo primero que vimos es que estas pymes ni siquiera tenían los documentos bien gestionados”.
Según su experiencia, Guelzim añadió que las empresas más pequeñas solo te compran cosas si es obligatorio, si les deduce o si les hacen ganar más dinero y que, si no se ejecutan así los productos no se venden. “Una cosa es que les guste y otra que te lo compren”. Una forma de actuar que difiere bastante con las grandes empresas.
“La empresa sí se está dando cuenta que la IA va a marcar la diferencia”, indicaron desde Aitana. “Nosotros entendemos esta tecnología a través de los casos de uso que quiere hacer el cliente”.
Pero, ¿realmente la IA es algo tan novedoso? Para Javier Riaza esta tecnología lleva mucho tiempo entre nosotros, y lo que ha ocurrido es que le han añadido funcionalidades nuevas. “Ahora hay empresas más grandes que están interesadas en saber qué es lo que tienes para optimizar su negocio”.
Hablando de ejemplos prácticos, Jordi Figueras hizo referencia al último Docuworld Partner Conference, celebrado en Berlín hace unas semanas. “Estuvimos practicando con nuestras soluciones y haciendo un caso de uso donde metimos varios documentos en nuestra solución y añadíamos una IA a la que le hacíamos preguntas para extraer la información”.
Figueras añadió que este tipo de servicio no se puede pedir “al informático” de la empresa, porque tardaría demasiado tiempo y tendrías que esperar “tu turno”. “Como director general puedes tener muy buena intuición para los negocios pero eso mismo no puedes esperar de tus empleados. Por tanto, dale los datos para que ellos mismo se creen su propia inteligencia y, basado en ello, tomen buenas decisiones”.
Asimismo, el director de Canal de DocuWare indicó que “nosotros vamos a dar la capacidad de extraer los metadatos de un documento y con ellos van a hacer cosas, por ejemplo un flujo de aprobación o de validación. Si encima tu herramienta tiene IA pues va a ayudarte a optimizar tus procesos de negocios, incluso en una pyme”.
No olvidemos los objetivos de la empresa que, hasta ahora, estaban dirigidos por el informe tradicional que indicaba hacia donde se dirige. Esta gestión ahora se puede mejorar con información que antes era imposible de extraer y procesar. Para Begoña López quizás esto anime a los directivos a ver el valor real de los datos, que era un gran problema al que se enfrentaban los vendedores de IT, “que la gente no entendía esto y había mala calidad de la información”, indicó Begoña López.
Seguridad y cumplimiento normativo en la automatización documental
Javier Riaza compartió un informe que hizo la empresa Sage sobre qué hacía competitiva a las empresas y uno de los resultados es que más del 30% crecían un tercio de su capacidad si contaban con un proceso de gestión de datos. “La clave de un CRM es que te aporte valor, pero ¿cómo evaluar ese valor? Hablamos de reporting de nuevo”, indicaron desde DocuWare.
Durante la jornada no pudo faltar las alusiones a la ciberseguridad y al cumplimiento normativo, estrechamente relacionado con los datos y la información digital.
“He vivido casos de empresa que llevan años en el mercado, como un caso de reparación de calderas en Barcelona, que han sufrido un ataque y han perdido todo. De hecho, según las estadísticas muchas pymes cierran a los seis meses de sufrir un ciberataque”, indicaron desde Ciberlogic. “El problema es que la gente no entiende que la ciberseguridad es la segunda cara de la digitalización”, concluyó.
Otro problema es que el propio empresario no está formado en seguridad IT, ni qué tienen ni que gobernanza de datos van a usar, según añadió Manuel Martín.
Javier Riaza reconoció que en su empresa se habían “llevado un susto” y que, a raíz de ahí, hicieron un proyecto de ciberseguridad, donde descubrieron que lo más importante eran los protocolos y la formación al usuario final, sobre todo con respecto al acceso al dato y cómo deben usarlo. “Es una bomba que los usuarios puedan entrar en los datos de nuestros clientes”, indicó.
Con respecto al futuro de la IA, los participantes en la mesa coincidieron en que pasa porque cada persona tenga acceso a una especie de “inteligencia privada”, como indicaron desde Ciberlogic.
“En el sector de las utilities lo estamos haciendo ya, haciendo proyectos cerrados, acotándo la IA, orientándola a una casuística concreta…”, explicaron desde AYESA.
El primer paso para este nuevo futuro sería hacer “una auditoría para ver cómo tiene el cliente los datos y la seguridad y esto es algo que no todos entienden. Hacerles entender que si no tienen una calidad del dato adecuado no pueden esperar mucho de la IA es complejo”, indicaron desde AITANA.
Por parte de Unai Martínez, el hándicap que se han encontrado en su firma es más cultural y no tanto de IT. “Estamos de acuerdo en que la calidad del dato es la base de todo, pero no podemos obcecarnos en implementar el datalake perfecto antes de levantar soluciones de IA”, indicó. Su empresa enfoca la estrategia de IA “cachito a cachito”, teniendo en cuenta aspectos como la seguridad, la implementación. “Por ejemplo, identificamos primero un proceso, luego organizamos la estrategia.. y de esta manera vemos que los problemas se van reduciendo”.
En cualquier caso, la ventana de oportunidad se va a ir estrechando y cuanto más tiempo se tarde en implementar la IA en las empresas “peor será”. Martínez advirtió que las decisiones empresariales han de ser rápidas si se quiere ser competitivos, “haciendo datalakes que obedezcan a un único proceso para, a continuación, ponerse con los complementos”.
La IA Generativa ha proporcionado valor en verticales que tiran del sector, “pero esto no significa que sea esa la tecnología que más valor aporta, sino la que más valor escala”, sugirió. “Estas soluciones son complejas y necesitan apartarse del oportunismo del contexto de la Inteligencia Artificial y hacer palanca para que expertos matemáticos o ingenieros consigan esta explotación que lleve a las empresas a crecer”.
Por último, desde DocuWare resaltaron las ventajas de incorporar la IA Generativa en un gestor documental. “Existe la posibilidad de lanzar muchas preguntas, extraer datos de la documentación, identificación de los datos, clasificación automática de los documentos y lanzar flujos de trabajo y casos de uso”.
Conclusiones
Entre las principales conclusiones extraídas en la mesa redonda sobre “La IA en la gestión documental: dónde aporta valor” destacan las siguientes:
- El concepto de gestión documental ha evolucionado con la entrada de la Inteligencia Artificial en el proceso. Ahora, la gestión es solo un paso más para ayudar a las empresas a ser más inteligentes y competitivas.
- Estamos hablando del comienzo de esta tecnología, cuyo alcance todavía es limitado para los negocios, pero que tiene amplias posibilidades en un futuro, sobre todo en lo que respecta a la extracción y análisis de datos.
- Es importante democratizar toda esta tecnología y que no se quede para las empresas más grandes, sino que tenga acceso todo el tejido empresarial, hasta los más pequeños. El reto ahora es saber venderlo y que el cliente entienda bien su valor.
- Los casos de uso ayudarán a estos negocios a comprender mejor las ventajas de la IA aplicada a la gestión documental.
- La seguridad y el cumplimiento normativo deben respaldar esos datos que se extraen con la IA, y deben ser compañeros de viaje de esta hacia el interior de los negocios.
