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Productividad e impresión, dando al papel el protagonismo que merece

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El mundo de la impresión a nivel profesional es todo un desafío para las empresas que se marcan el objetivo de maximizar su eficiencia, sobre todo por el hecho de que hay muchos elementos que debemos considerar y valorar, y porque no siempre les damos a toda la importancia que merecen.

Lo más habitual es considerar como principales el coste por página, la velocidad y capacidad de trabajo y acabar tomando una decisión fundamentada sobre esos tres únicos criterios, pero la jugada nos puede salir muy mal ya que en esa ecuación habremos obviado uno de los pilares básicos de la impresión: el papel.

No admite discusión, el papel es la base de la impresión y si éste falla todo se derrumba. Da igual si tenemos una impresora muy rápida o con un coste por página muy bajo, si la misma no es capaz de gestionar el papel de una manera totalmente acorde a nuestras necesidades tendremos una ineficiencia clara que puede acabar saliéndonos muy cara.

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¿Por qué es tan importante una buena gestión del papel?

Ya hemos dicho que el papel es la base de la impresión, pero además hay que tener en cuenta que es un consumible más, y que cuando se acaba debemos proceder a su reposición con todo lo que ello conlleva.

Este es uno de los primeros puntos que debemos tener en cuenta cuando valoramos la importancia del papel y su correcta gestión, y para que se entienda mejor lo vamos a explicar con un ejemplo.

Imaginemos una empresa en la que dos departamentos tienen un ciclo semanal de 1.500 impresiones. Si ese entorno utiliza una impresora con una capacidad máxima de alimentación de 300 hojas tendrán que parar a reponer papel cinco veces a la semana, lo que supone una media de veinte parones al mes y 240 interrupciones al año.

Ahora vamos a imaginar que esa misma empresa dispone de una impresora con gestión de papel avanzada, como una de las Brother L6000 equipada con las bandejas adicionales de alimentación, lo que nos deja una capacidad de alimentación total de 2.650 páginas.

Con dicha gama de impresoras los empleados de ambos departamentos sólo tendrían que parar un par de veces al mes para reponer papel, lo que supone 24 interrupciones al año. Todo esto se traduce en una importante optimización del entorno de impresión, una mejora en el flujo de trabajo y una mayor productividad.

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Las nuevas soluciones láser monocromo de Brother mejoran la productividad con una gestión avanzada del papel

En el bloque anterior hemos hablado de la importancia de las bandejas de alimentación en la gestión del papel, pero en su nueva gama de soluciones L6000 Brother ha ido un paso más allá y ha conseguido marcar una diferencia clara que tiene efectos beneficiosos para cualquier empresa.

Cada empresa tiene un volumen de trabajo distinto y por tanto necesita una gestión de papel distinta, pero Brother ha optado por implementar una solución versátil y completa que se ajusta a cualquier entorno de impresión, sin importar el tipo de papel que utilice.

Ya hemos adelantado la segunda clave a la hora de conseguir una gestión óptima del papel: el manejo eficiente y acorde a las particularidades de cada impresión de los diferentes tipos de papel que existen.

De nuevo recurrimos a un ejemplo para entender mejor la importancia de este punto y volvemos al caso anterior, esos dos departamentos que comparten impresora.

Ahora vamos a imaginar que un departamento se dedica a temas de contratación y gestión de clientes, mientras que el otro está centrado en todo lo relacionado con el márketing.

Como es evidente ambos utilizarán tipos de papel diferentes en función del trabajo que quieran sacar adelante, y al compartir impresora esto puede traducirse en problemas muy variados si el dispositivo no es capaz de gestionar adecuadamente diferentes tipos de papel. Estos inconvenientes se pueden agrupar en dos puntos:

  • Parones para cambiar constantemente de tipo de papel: si nuestra impresora no permite separar diferentes tipos de papel entre sus bandejas los empleados deberán parar a cambiar papel en función de los requisitos específicos de cada trabajo. Esto supone interrupciones que pueden afectar a los demás empleados, ya que al ser una impresora compartida puede acabar bloqueada temporalmente hasta que se realice el trabajo de impresión que requiere de un papel concreto y se vuelva a introducir el papel estándar.
  • Impresiones en formatos de papel equivocados: es una consecuencia importante derivada de la gestión manual de los diferentes tipos de papel. Tener que estar cambiando el tipo de papel implica un plus de trabajo y puede acarrear un cierto estrés, ya que como dijimos, la impresora estará «bloqueada» temporalmente y los empleados tendrán la carga de tener que acabar con la mayor rapidez posible para reducir las esperas. Esa situación puede volverse incómoda y generar olvidos que acaben en impresiones erróneas y generen nuevas pérdidas de tiempo.

Queremos profundizar en este último punto con otro ejemplo concreto. En la empresa tipo que venimos usando como modelo vamos a imaginar que el departamento de marketing necesita imprimir unos materiales publicitarios en papel grueso de alta calidad y otros contenidos en papel con membrete, pero no da el aviso y el departamento de contratación se pone a imprimir unos documentos importantes.

El resultado será un auténtico caos, ya que acabarán con contratos impresos en papel fotográfico y papel grueso, los cuales no servirán e irán directamente a la basura, con el coste que ello conlleva y la pérdida de tiempo que supone al tener que volver a imprimir.

Con las impresoras monocromo L6000 de Brother estos casos son ya cosa del pasado, ya que permite utilizar diferentes tipos de papel en cada una de sus bandejas y seleccionarlas cómodamente antes de imprimir, gracias al cuidado que han puesto en los controladores de estos nuevos modelos.

Volviendo al ejemplo anterior podríamos tener por ejemplo una MFC-L6900DW con una bandeja dedicada a papel duro, otra a papel con membrete y el resto dedicadas a papel estándar. Así a la hora de imprimir cualquiera de los dos departamentos podría seleccionar cómodamente desde su equipo la bandeja a utilizar.

Gracias a esta opción evitaremos las impresiones erróneas y los trabajadores no perderán tiempo avisando y cambiando tipos de papel.

¿Y qué ocurre con las impresiones cruzadas en la bandeja de salida? Es una buena pregunta, ya que tener que separar documentos puede acabar siendo tedioso, sobre todo en empresas que tienen altos ciclos de trabajo.

Afortunadamente Brother también ha pensado en ello y ha incorporado una función que nos permite configurar el uso de una hoja separadora, la cual puede estar totalmente en blanco o ser de un color concreto.

De esta forma cuando imprimimos por ejemplo documentos informativos en papel estándar y documentos de márketing nuestra impresora colocará una página entre ambos que actuará como separador, y también podremos aplicar esta característica al imprimir con diferentes tipos de papel.

Esa función se ve complementada por lo que se conoce como Carbon Copy (copia en duplicado), que permite imprimir copias del mismo documento en el papel de distintas bandejas.

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Otros aspectos a tener muy en cuenta

Dentro de la gestión del papel también hay que valorar la posibilidad de imprimir y escanear a doble cara, ya que nos ayuda a reducir costes y a aprovechar mejor dicho consumible, y además contribuye a mejorar el flujo de trabajo ya que simplifica y acelera las labores de digitalización.

También debemos valorar el soporte de formatos de papel, que debe ser lo bastante amplio como para que la impresora pueda cubrir todas nuestras necesidades, incluidas aquellas que se proyecten a medio o largo plazo, ya que en caso contrario no podremos aprovecharla adecuadamente y se nos puede quedar corta antes de llegar a amortizarla.

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Notas finales

Ha quedado claro que la gestión del papel es uno de los aspectos más importantes y que más debemos tener en cuenta a la hora a la hora de elegir una impresora profesional, ya que de ello dependerán aspectos tan esenciales como el flujo de trabajo, los costes y la productividad.

Todos esos elementos son clave a la hora de conseguir un entorno de impresión altamente eficiente que nos permita sacar adelante el trabajo diario de la mejor manera posible, pero además nos facilitan futuras labores de optimización y nos servirán de apoyo para cuando decidamos emprender nuevas aventuras profesionales para seguir creciendo.

En este sentido las soluciones monocromo L6000 de Brother son una excelente opción como ya hemos anticipado, ya que nos permiten acceder a todas esas ventajas y disfrutar además de un alto nivel de rendimiento y un bajo coste por página.

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Isidro Ros
Editor de la publicación on-line líder en audiencia dentro del canal de distribución. Al día de todas las tecnologías que pueden marcar tendencia en la industria.

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