Verifactu es el sistema de facturación electrónica de la Agencia Tributaria con el que pretende fortalecer la lucha contra el fraude fiscal y fomentar la modernización digital de las empresas. Aunque todavía no es obligatorio su uso, a partir del 1 de julio de 2025 lo será para cualquier software de registro de facturación. Una medida enmarcada dentro de la Ley Antifraude solo conocida por el 7% de las pymes, según un informe de Holded y Visma.
Y es que pese a que estamos a las puertas de su obligatoriedad, tanto las pequeñas y medianas empresas como los propios despachos profesionales que gestionan sus cuentas están lejos de estar adaptados. De hecho, tan solo un 59% de los negocios utiliza algún software de facturación electrónica.
Iniciativas como el Kit Digital, con un apartado especial para facturación electrónica, o el impulso de entidades públicas y privadas para colectivos concretos no está teniendo el efecto deseado. Un estudio de Grupo Aitana – Opentix revela precisamente este grado de desconocimiento: un 84% de las pymes españolas aún no están adaptadas a las leyes Antifraude y Crea y Crece, pero es más son pocas las que realmente conocen en profundidad esta normativas.
Sin embargo, la implantación de Verifactu, tal y como destaca Isaac Bosch, CEO de eComm360, «no es solo un requisito fiscal, sino un cambio estructural en la forma en que las empresas gestionan y automatizan sus procesos de facturación», lo que nos lleva a buscar algunas claves para normalizar este proceso.
Claves para adaptarse a VeriFactu
Estando ya en un punto de no retorno con la adaptación a la Ley Antifraude y al sistema Verifactu y en breve, con la Ley Crea y Crece, debemos pensar que pasos dar a continuación. Estas son algunas ideas, desglosadas por eComm360.
La primera fase para cumplir con VeriFactu es un diagnóstico exhaustivo del ecosistema digital de la empresa. Para ello, es clave:
- Auditoría de sistemas actuales: Identificar cómo se generan, almacenan y transmiten actualmente las facturas.
- Análisis de compatibilidad: Evaluar si el ERP, el software de facturación y las plataformas de eCommerce pueden generar y enviar facturas según los requisitos de la Agencia Tributaria.
- Identificación de cuellos de botella: Asegurar que el modelo actual de facturación soporte la carga de envío en tiempo real sin latencias
El punto crítico en la implementación de VeriFactu radica en la integración efectiva de los sistemas internos con la plataforma de la Agencia Tributaria. Existen varias estrategias:
- Conexión vía API: Permite el envío y validación de facturas en tiempo real, aunque requiere una infraestructura robusta.
- Transmisión vía FTP/SFTP: Alternativa estable para empresas con gran volumen de facturación.
- Middleware y conectores preconfigurados: Facilitan la conversión de datos en los formatos requeridos sin modificar el software de origen.
Para evitar errores y garantizar el cumplimiento normativo, la automatización es clave. Para ello, es necesario:
- Generación automática de facturas en formatos estructurados (XML, UBL, FacturaE).
- Control de integridad y trazabilidad mediante sellos digitales.
- Almacenamiento seguro y redundante, garantizando el acceso a los datos en auditorías fiscales.
La implementación de VeriFactu no termina con su puesta en marcha. Para ello, se recomienda:
- Dashboards y alertas en tiempo real: Para anticipar y corregir incidencias.
- Logs de auditoría: Registro detallado de cada transacción.
- Estrategia de fallback: Protocolos de contingencia ante fallos en la conexión con los servidores de la Agencia Tributaria.
Finalmente, Verifactu y la remodelación de la facturación electrónica se tiene que plantear como una oportunidad para mejorar la eficiencia operativa, reducir costes administrativos y fortalecer la transparencia financiera de las empresas.
En el caso de los despachos y partners, se debe ver cómo un punto de inflexión interno, con el que remodelar sus procesos internos y evaluar la introducción de otros servicios de valor, y externo para promover un tejido empresarial más digitalizado y competitivo.
Si todavía tienes dudas sobre el proceso o quieres saber más sobre la facturación electrónica, te invitamos a venir a eFactura Fórum III el próximo 7 de mayo. En esta jornada profundizaremos en todos los entresijos de Verifactu y daremos las claves para esta adaptación en plena cuenta atrás. ¿Te apuntas?
