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4 claves para optimizar la inversión en SaaS

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La infrautilización de los activos de SaaS hace necesario adoptar medidas para sacar el máximo beneficio a esta inversión. Repasamos 4 aspecto clave a tener muy en cuenta para optimizar el gasto destinado a los activos de SaaS.

Los gestores de los activos de TI se enfrentan a una gran cantidad de factores que conllevan una importante presión presupuestaria. Los efectos de la pandemia, su impacto en la economía, la competencia, proveedores, accionistas, y regulaciones gubernamentales, entre otros aspectos, contribuyen a la necesidad de adoptar iniciativas integrales de gestión de activos de TI (ITAM).

No obstante, y ante este panorama, la necesidad de evitar que los costes se disparen, se erige como una de las principales prioridades para estos responsables. Según las estimaciones de Gartner, más del 30% de los 102.000 millones de dólares invertidos en software como servicio (SaaS) en 2020 no se utilizaron.

La buena noticia es que para los equipos dispuestos a adoptar iniciativas de gestión de activos SaaS, la recompensa puede ser significativa. La gestión de SaaS es un elemento crucial de la optimización del valor tecnológico (TVO), que proporciona visibilidad del patrimonio completo de activos de TI de una organización.

Una buena gestión del software como servicio, como parte de TVO, puede proporcionar datos claros sobre los activos, lo que ayuda a dimensionar correctamente la licencia y el gasto de software, al tiempo que gestiona el riesgo y el cumplimiento.

Una buena gestión de SaaS contribuye a un mejor control de costes y planificación del gasto

De esta forma, se tiene un mayor control de los costes, planificando el gasto, identificando el desaprovechamiento del software no utilizado y marcando las aplicaciones SaaS no utilizadas o subutilizadas que son candidatas para la recuperación de costes.

Asimismo, brinda visibilidad en el catálogo empresarial de uso de SaaS autorizado y no autorizado; y mejora la seguridad al identificar y remediar el acceso no autorizado a las aplicaciones de software como servicio.

Seguir una serie de pautas puede ayudar a las organizaciones a tomar medidas para reducir el gasto excesivo de SaaS. Repasamos 4 claves a tener muy en cuenta.

Establecer objetivos claros sobre el uso de SaaS

Es importante marcar objetivos corporativos sobre la tasa de utilización de suscripciones SaaS, con lo que se puede conseguir una tasa de utilización del 90% de las licencias SaaS, si bien muchas organizaciones funcionan alrededor del 70%. Esa brecha, entre la utilización de la licencia real y la específica, puede generar millones en gastos desperdiciados.

Independientemente de la duración del contrato de licencia, la mayoría de los cuales son anuales, cabe considerar las renovaciones como una oportunidad para optimizar la posición de la licencia con los proveedores de SaaS para encontrar un ROI inmediato.

Explorar el gasto no autorizado

Profundizar en las conexiones con la gestión financiera o sistemas de compras permite identificar las aplicaciones no autorizadas, quién las tiene, los gastos asociados y los costes totales. Un sólido programa de gobierno de incorporación de SaaS, que establece procesos en torno a las tecnologías que utiliza la organización, también puede fortalecer los esfuerzos.

Al proporcionar medidas de seguridad en torno al uso de SaaS, la organización puede evitar el gasto innecesario en aplicaciones que duplican funciones. Asimismo, es clave asegurarse de que todas las compras de SaaS cumplan con la política de la empresa.

Optimizar las inversiones en licencias permite recuperar y reutilizar licencias infrautilizadas

Liberar licencias de alto coste

Es clave optimizar las inversiones para que cada usuario obtenga la mayor funcionalidad según sus necesidades específicas al mejor coste. Podemos empezar por identificar los derechos y luego identificar a los usuarios activos e inactivos. Este proceso permite a la organización recuperar y reutilizar cuentas infrautilizadas.

Saber quién está utilizando qué productos permite reducir los derechos o recolectar licencias infrautilizadas para reasignarlas a otro usuario.

Gestión de accesos

Casi nueve de cada 10 exempleados continúan teniendo acceso a aplicaciones sensibles, según un estudio de Osterman Research. Si bien esto presenta claramente un problema de seguridad importante, también supone una oportunidad para controlar el gasto en SaaS. Por ello es fundamental identificar y cancelar todas las actividades sospechosas o no autorizadas.

Imagen inicial | Micheile Henderson

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